Kris專案管理 生活與科技 3.0

甚麼是專案管理流程的系統原理?

專案管理流程是整合企業專案管理的最佳流程及方法，用以協助專案在提案、起始、計劃、控管、執行及結案，各階段中的有效執行，包含所有專案管理流程架構、方法技術、作業規範、文件表單等。按照組織的管理階層分類，組織的專案管理流程包含投資組合管理流程(portfolio management processes)、群組專案管理流程(program management processes)、及專案管理流程(project management processes)等三種。

甚麼是專案管理的流程?

「專案管理的流程」是指：「在專案生命週期中，不同決策階層的專案管理團隊，根據個別的角色及職責，所有管理活動的程序或步驟」。這些專案管理活動包含三大類別，摘要如下：

• 週期性(cyclic)的控管活動：定期的進度追蹤、績效審核、進度報告、工作會議及訊息發布等控管活動。

如何決定組織的專案管理流程架構類型?

通常，在制定專案管理流程架構時，必須考慮它的「適用性」及「專業性」兩種特性。「適用性」可分為「專用型」及「泛用型」兩個類型，而「專業性」可分為「複雜型」及「簡單型」兩個類型。根據「適用性」及「專業性」的兩個特性及其下的四個類型，可以將專案管理流程架構區分為四種不同的類型。亦即：專用&複雜型(A1)；專用&簡單型(A2)；泛用&複雜型(B1)；泛用&簡單型(B2)等(見圖1)。

如何定義組織專案管理流程架構的功能?

專案管理流程架構建立的工作是根據組織的實際需求，制定專案管理的共同流程、方法、工具、與範本。其主要用途在指導或規範組織的專案管理人員，來從事各種專案的管理工作，以有效達成專案的預期目標。基本上，組織建立專案管理流程架構的目的是：做為組織內「全部專案」管理運作的指導規範。通常，組織僅需制定一套共用的專案管理流程架構，以提供給「組織內所有單位」的人員來使用。而這套架構也必須適合「組織內部所有單位」在從事的「所有專案」時的需求。

 缺乏專案管理標準流程的主要問題 

缺乏專案管理標準流程究竟會產生甚麼問題呢？這必須從管理個別專案或管理組織整體專案兩個層面來看。首先，以管理個別專案來看，每個專案通常是由一群不同管理階層、專業技術、工作經驗、角色責任的專案團隊成員來共同負責。加上還受到許多具有不同立場、興趣及影響力的利害關係人所關注和影響。若缺乏大家共同遵守的整合及協調的機制，個別專案的管理將會面臨相當嚴重的問題。

 專案管理標準流程建立的八大步驟

瞭解了專案管理的定義原理與缺乏專案管理標準流程的問題後。下一個問題就是：企業組織要如何針對其個別的需求差異，來建立適合自己的專案管理作業流程呢？

以企業的型態來看，企業組織有製造業及服務業的區別。而以生產型態來看，製造業有單件生產、批量生產、大量生產、及連續性生產的區別。

再者，以規模而言， 企業組織有大、中、小的區分。而以專案的類型來看，企業組織有專案技術本質難易、數量多寡及規模大小的差異。考量上述的所有因素，若想針對個別企業組織來 量身訂做一套符合需求的專案管理流程架構似乎不易。