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甚麼是專案管理流程的系統原理?

專案管理流程是整合企業專案管理的最佳流程及方法，用以協助專案在提案、起始、計劃、控管、執行及結案，各階段中的有效執行，包含所有專案管理流程架構、方法技術、作業規範、文件表單等。按照組織的管理階層分類，組織的專案管理流程包含投資組合管理流程(portfolio management processes)、群組專案管理流程(program management processes)、及專案管理流程(project management processes)等三種。

根據控制系統的原理來看，專案管理是一種反饋迴路(feedback loop)的機制。「迴路」是資訊循環的管道，用以傳送不同的訊息，以進行「目標設定、監視、分析、評估、及調整」的控制功能(見圖1)。在專案管理的控制系統中，具兩個最主要的迴路，亦即「計畫迴路」和「控管迴路」。所謂的「計畫迴路」就是：「專案的計劃是依據策略專案管理、群組專案管理及專案技術流程活動的需求及限制條件來擬定的。相對的，策略專案理與群組專案的計劃，也需要依據現有專案的執行現況及未來計畫來擬定。」這種傳遞相互作用及相互關聯訊息的回饋機制，正是迴路主要的功能。

所謂的「控制迴路」就是：「當專案計畫擬定後，就成為專案技術流程活動執行及控管依據標準。於是，當專案開始進行時，所有的專案技術流程活動執行的現況將被持續的「追蹤紀錄」，並彙整成可有用的資訊來「分析差異」，亦即比對「實際執行結果」與「原來計畫標準」的差異程度。接著，根據分析出的差異結果來「審查評估」可能的問題衝擊及解決方案，以決定是否應採取任何調整(regulating)的行動，包括「更新計劃」，或「更正行動」兩種，以確保專案的順利進行，或提早中止以避免損失。」

在專案管理控制系統中，兩個迴路所傳遞的訊息必須是及時(timely)及動態的(dynamic)，亦即要和外在環境隨時保持互動的反應，如此才能讓所有系統內部所有組成分子間互相作用的結果維持在最佳的狀態。而這也正是專案管理的主要目的，亦即透過專案管理機制的有效運作來促成專案技術流程的有效運作，並產出符合專案目標的最佳成果及效益。

圖1：專案管理的主要原理

(原出處: Kris專案管理顧問網頁，請按此<網址連結>)