Kris專案管理 生活與科技 3.0

專案管理的定義

「專案管理」是「專案管理團隊」在「專案生命週期流程」(見1.7)中運用專案管理的知識、方法、技術和工具，來「定義」、「組織」、「計劃」及「控管」專案的「必要管理要素」，以產出符合規格的「產品、服務或結果」、解決專案的「問題或需求」、及達成專案的預期的「目標與效益」。」(參考圖1)

什麼是專案經理必備的能力？

基本上，不論專案的規模大小或困難程度，專案經理除了必須具備良好的技術面能力和經驗外，還需要良好的人際面能力，例如：溝通協調與衝突管理的能力。除此以外、專案經理還需要具備政治面的觀察及對應能力，以平衡重要利害關係人的需求和期望。而在管理面上，專案經理則需要有計劃、控管及領導的能力。當然，在組織面上，則需要有團隊建立及用人的能力。歸納以上，我們可將專案經理所需具備的能力綜合為領導(leading)、組織(organizing)、用人(staffing)、計劃(planning)、控管(controlling)等五項管理的能力，其定義如下:

什麼是專案經理的角色與責任？

經常有一些基層的工程師或主管被指派來擔任專案經理職務，卻發現他們必須單獨來處理所有的行政作業及技術工作的控管。他們實際在做的是管事而非管人，因為根本無人可管，也無權可管。因此，除了進度追蹤及溝通協調外，其它如需求定義、人事調度、績效考核、或重大決策等，根本不是他們能作主的。似乎和一般人所認為的專案經理角色與責任不符。

專案管理團隊的組織架構及責任角色

每個專案在開始之前，都必須先確認專案管理團隊的組織架構，同時定義成員的角色與責任。如此才能進行後續專案的規劃及控管工作。以下說明專案管理團隊成立的過程:

不同性質專案在管理需求上的差異

企業組織一般都存在不同類型的專案，而根據其性質的不同，這些專案大致可被區分為「簡單型(simple)、一般型(normal)、及複雜型(complex)」等三類的專案。根據此三類專案的主要性質差異比較(見表1)，通常它們在專案管理的個別需求程度是不同的，其摘要說明如下:

排序型、重疊型、與重複型的專案流程之差異

一般的專案進行大多是按「評估、需求、規劃、執行、結案」等階段順序，一個接一個的來完成專案。這種線性的工作方式叫做排序型(sequential)的專案流程。另一種方式就是當前一個階段還未完成時，就提前進行下一個階段。這種方式叫做重疊型(overlapping)的專案流程。最後一種就是專案的所有的階段被從頭到尾進行一輪後，再從頭來進行另一輪的專案流程，必要的話可一再重複這樣的循環動作，直到對專案最終的產出或結果感到滿意為止。這種方式是叫做重複型(iterative)的專案流程(見圖1)。那麼該如何來決定使用何種類型的專案管理流程呢？基本上，我們可以按照專案的特性、複雜程度、與控管需求程度來決定，簡單說明如下：

專案流程、專案管理流程、與專案技術流程的差異

許多企業組織的主管常誤以為：「專案的技術流程」就是「專案的管理流程」。因此，當我們建議他們來建立專案管理的流程時，他們的回答總是：「我們早就有一套完整的專案管理流程了，何必要再建立一套新的流程呢？」事實上，他們所以為的專案管理流程其實只是專案技術流程而已。為了減少大家對專案流程、專案管理流程、專案技術流程定義的誤解，特以本節來予以說明。

專案管理的主要特性

專案管理的特性主要是因應專案的「獨特性」、「暫時性」及「跨部門組織」等所衍生而出的。由於獨特性的關係，專案的問題需求和實現方法通常是根據某種程度的假設及限制來設定的，因此產生了一定程度的「不確定性(uncertainty)」，進而形成可能的風險。再者，從專案的階段執行結果中，逐漸獲得更精確的管理資訊，藉由「漸進式的修正(progressive elaboration)」，使專案的不確定性降低風險，進而減少風險的形成。

專案管理的流程架構

專案管理的流程是指：「在專案生命週期中，不同決策階層的專案管理團隊，根據個別的角色及職責，所從事的管理活動之程序或步驟。」這些專案管理活動包含三大類別，摘要如下：

專案管理的定義

「專案管理」是「專案管理團隊」在「專案生命週期流程」(見1.7)中運用專案管理的知識、方法、技術和工具，來「定義」、「組織」、「計劃」及「控管」專案的「必要管理要素」，以產出符合規格的「產品、服務或結果」、解決專案的「問題或需求」、及達成專案的預期的「目標與效益」。」(參考圖1)

專案的主要功能與類型

任何時候企業組織都有許多重要的專案在進行，無可諱言，成功地完成這些專案對企業組織的經營績效及競爭優勢影響甚巨。而進一步的歸納，這些暫時性的專案通常和企業組織在獲利(earn)、開創(create)、建置(build)、解決(resolve)、及改善(improve)的任務有關，其摘要說明如下：

專案與作業的差異

專案及非專案的區分其實還是有些模糊的空間。因此，在定義專案時，不只是根據專案的暫時性或獨特性兩項而已，主要的還是要瞭解專案與作業(operations)間的差異，譬如兩者的主要功能、主要產出、目標效益、組織架構、整合模式、及應用地方等，如此，才能正確瞭解專案的定義及存在功能(參見下表1)。

甚麼是專案？

「專案是一個暫時性(temporary)的組織與努力付出，在一段事先確認的時間內，運用事先決定的資源，以產出一個獨特的(unique)且可以事先定義的產品、服務或結果。」